فال

قالب وبلاگ

قالب وبلاگ

اس ام اس عاشقانه

آرشیو (2) - نمایه


نمایه
 
پيوند ها

محل درج آگهی و تبلیغات
 
نوشته شده در تاريخ شنبه ٢۸ آذر ۱۳۸۸ توسط نمایه

آرشیو

بخش دوم

 

تنظیم و طبقه‌بندی

 تنظیم و تهیه شرح و توصیف مواد آرشیوی، از لحاظ نظری و عملی، امری نسبتاً متأخر است. از نظر تاریخی، کمیت و پیچیدگی اسناد آرشیوی و نیز استفاده از آنها در گذشته دشواری‌هایی را برای مسئولان آرشیو و استفاده‌کنندگان از اسناد ایجاد نمی‌کرد. با این حال، در قرن هجدهم موجودی گنجینه‌های آرشیوی با روش‌های گوناگونی تنظیم می‌شد.

در نیمه دوم قرن نوزدهم نتایج زیان‌بار تنظیم موضوعی به طور تصنّعی و نیز درک کامل‌تر ماهیت و ویژگی اسناد آرشیوی منجر به پیدایش اصل مبداء (منشاء) و اصل احترام به نظم اولیه گردید.

تنظیم و تهیه شرح و توصیف اسناد آرشیوی با ساخت اداری و روش‌ها و نظام‌های بایگانی سازمان‌های منشاء آنها ارتباط بسیار دارد. بنابراین، اداره مواد آرشیوی ایجاب می‌کند که مواد موجود در یک مرکز آرشیوی طبق قاعده توصیف چند سطحی مواد آرشیوی تنظیم شود. روش طبقه‌بندی و تنظیم و تهیه شرح اسناد شامل موارد زیر است:

1. گروه سند. تنظیم در سطح گروه سند عبارت از اختصاص شماره‌های بازیابی به اسناد اضافه شده و جدید بر اساس منشاء اسناد یا ارتباط آنها با یکدیگر است. اما در تعیین یک گروه سند، مفهوم منشاء هرچند اساسی است، ممکن است به‌سبب ملاحظات عملی دیگر، به ویژه سابقه اداری، پیچیدگی، و کمیت اسناد تعدیل شود.

تعدیل دیگر در مفهوم گروه سند مربوط به گروه سندهای "مجموعه‌ای" است. به‌منظور پرهیز از ایجاد گروه‌های سندی متعدد غیرقابل کنترل، اسناد تعدادی از مؤسسات کوچک یا مجزا، سازمان‌هایی که عمر کوتاهی داشته‌اند، اما بر اساس وظیفه یا از نظر اداری با یکدیگر ارتباط دارند (نظیر اسناد دادگاه‌های بخش یا کمیسیون‌های دعاوی)، گروه سند واحد تلقی می‌شوند. در داخل این گروه، مدارک هر مؤسسه، گروه فرعی مشخص و جداگانه‌ای را تشکیل می‌دهند. هر مجموعه اسناد می‌تواند تنها به یک گروه سند تعلق داشته باشد و کوشش می‌شود مدارک مربوط به یک گروه سند در محل واحدی نگهداری شوند (23:1-25؛ 14: 63-65).

2. گنجینه. تنظیم در سطح گنجینه هنگامی است که اسنادی که تشکیل یک گروه می‌دهند در گنجینه واحدی قرار گیرند، که بنا به نوع گنجینه و رشد کمی و کیفی موجودی هر گنجینه متفاوت است. قراردادن گروه‌های سند در واحدهای آرشیوی ممکن است اساساً بر مبنای تمایز میان اسناد دولتی و نسخه‌های خطی خصوصی (از جمله اسناد شخصی) صورت گیرد و یا در گنجینه دولتی ممکن است بر اساس تقسیمات سلسله مراتبی یا کاری انجام پذیرد.

بسیاری از آرشیوهای قضایی و حقوقی جدا از بنگاه‌های اجرایی (اداری) و بسیاری از آرشیوهای نظامی به عنوان واحد مجزا نگهداری می‌شوند و گروه‌های سندی استانی و شهری عموماً از اسناد بنگاه‌های ایالتی در مخزن آرشیوی ایالتی جدا هستند. معمولاً برای مجموعه‌های مهم اسناد نقشه‌کشی و مواد دیداری و شنیداری و ماشین‌خوان نیز واحدهای آرشیوی جداگانه تشکیل می‌دهند (25:1-26؛ :14 65).

3. زیرگروه‌ها. سطح سوم تنظیم مربوط به زیرگروه‌ها در داخل هر گروه سندی است. منظور از تشکیل زیرگروه این است که میان اسناد تمام ادارات یا واحدهای اداری آنها که یک گروه سند را تشکیل داده‌اند از جمله اسناد مربوط به مؤسسات پیشین، تمایز ایجاد شود. هر زیرگروهی به نوبه خود به سطوح دیگری تقسیم می‌شود تا واحدهای سازمانی تابع را که تشکیل زیر گروه داده‌اند، دربرگیرد. تنظیم هر یک از زیرگروه‌ها بر اساس ساختار اداری، سلسله مراتب ادارات، و منشاء پیدایش سند صورت می‌گیرد. اما در جایی که سازماندهی پیاپی یا ادغام مجموعه اسناد میان ادارات منشاء تشخیص سلسله مراتب را دشوار ساخته باشد، تنظیم بر اساس ارتباط وظایف، موقعیت جغرافیایی، ارتباط تاریخی، و در صورت لزوم بر مبنای شکل فیزیکی اسناد صورت می‌گیرد (26:1؛ 65:14).

4. سری‌ها (رده‌ها). سری در مفهوم آرشیوی مشتمل بر اسناد پرونده‌هایی است که اداره تولیدکننده، نگهدارنده، و استفاده‌کننده، آنها را بر اساس نظام بایگانی واحدی تنظیم کند یا به سبب ارتباط با نوعی وظیفه یا موضوع خاص، نتیجه فعالیتی خاص بوده یا شکل خاصی دارند. معمولاً منشاء این سری‌ها، از لحاظ سلسله مراتب مشخص‌کننده زیرگروه‌های خاصی است که در داخل آن سری‌ها قرار دارند، اما در مواردی که زیرگروه‌ها بر مبنای سلسله مراتب تشکیل نشده‌اند، موقعیت زیرگروه سری‌های مربوط تغییر می‌کند.

آرشیوداران بر اساس مطالعه پیشینه اداری، ساختار و وظایف مؤسسه ذیربط، و نیز بر مبنای مطالعه خود اسناد باید در داخل هر زیرگروه تنظیم فیزیکی مناسبی برای سری‌ها در نظر بگیرند. هدف از تنظیم در سطح سری‌ها تسهیل استفاده از اسناد و در عین حال نگهداری منسجم آنها در مضمون سازمانی و کاری است (65:14).

5. واحد پرونده. زمانی که سری‌ها در داخل ساختار زیر گروهی یک گروه سندی خاص تنظیم شد، کار تنظیم به سطح واحد پرونده می‌رسد. بیشتر سری‌ها بر اساس نظام بایگانی مورد استفاده مؤسسه منشاء اسناد تنظیم می‌شود.

6. اسناد. مرحله نهایی، تنظیم سطح سند است که شامل کنترل و در صورت لزوم تصحیح محل اسناد منفرد، پیوست‌ها، ضمائم، و یکایک اوراقی است که تشکیل اسناد چندبرگی را می‌دهند و مجموعاً یک واحد پرونده هستند. در اغلب گنجینه‌های مهم اسناد، تنظیم در این سطوح به سبب کمیت اسناد جدید آرشیوی کاری عملی، و به‌ویژه برای سری‌هایی که از طریق تهیه میکروفیلم یا سایر روش‌های نسخه‌برداری از طریق عکسبرداری، تکثیر می‌شوند امری ضروری است (65:14-66).

گنجینه‌های آرشیوی، علاوه بر راهنماهایی که ادارات منشاء اسناد برای استفاده خود تهیه کرده‌اند، انواع مختلف ابزارهای چاپی و غیرچاپی بازیابی تهیه می‌کنند. سه نوع عمده ابزار بازیابی چاپی اخیر عبارت است از: سیاهه‌های موجودی، راهنماها، و سیاهه‌های تفصیلی (1: 29؛ 66:14).

سازمان‌های آرشیوی در دنیا. برخی آرشیوهای مهم کشورهای مختلف عبارتند از:

الف. آرشیو فرانسه. این آرشیو در قصر "سوبیز" مستقر است و با آنکه در دوران سلطنتی به آرشیو توجه شده و دولت‌های پادشاهی و ادارات، هریک به نوبه خود آرشیوهایی مانند آرشیو مجلس، آرشیو دیوان محاسبات، آرشیو سلطنتی، آرشیو دفتر شاه، آرشیو دریانوردی، و آرشیو آبها را به‌وجود آورده بودند، در دوره جمهوری در سال 1789 مجلس ملی مؤسسان، سازمان آرشیوی ویژه‌ای را به نام آرشیو ملی بنا نهاد و، بر اساس قانون، مجموعه‌های دیگر به آرشیو ملی ملحق شد (1:3-3).

در این آرشیو، بعضی از اسناد حساس و با ارزش را فقط به شکل میکروفیلم می‌توان دید. نظارت بر تالار مطالعه به‌طور خودکار است. بخش مهرها، به سبب آنکه در قرون وسطی مهر در حکم امضای فرد بود و اسناد شخصی یا دولتی را تأیید می‌کرد، از اهمیتی خاص برخوردار است. بخش نقشه‌ها، تصاویر، و میکروفیلم‌ها از بخش‌های مهم آرشیو ملی فرانسه هستند (160:9-162).

ب. آرشیو انگلیس. این آرشیو به نام مرکز اسناد عمومی یا اداره اسناد دولتی در سال 1838 تأسیس شد. در سال 1954 کمیته‌ای اداری تحت ریاست سر جیمز گریگ که بعداً به کمیته گریگ شهرت یافت باعث تصویب قوانینی در مورد اسناد دولتی و تعیین حدود وظایف و مسئولیت‌های اداره اسناد دولتی شد (1:2-2). اسناد دولتی برای سه منظور نگهداری می‌شوند: به‌عنوان سابقه، جهت پاسخگویی برای مطالعات تاریخی، و وظیفه استنادی. در حال حاضر اسناد آرشیو در دو ساختمان اصلی نگهداری می‌شوند. اسناد حقوقی و آنچه مربوط به قرون وسطی و اوایل عصر جدید است در ساختمانی واقع در چنسری لین [18]در مرکز لندن و اسناد ادارات و سازمان‌های دولتی جدید و سایر اسناد مشابه در ساختمانی جدید قرار دارند که اختصاصاً برای آرشیو ساخته شده است (159:9).

ج. آرشیو امریکا. هنگامی که در سال 1935 آرشیو ملی ایالات متحده تأسیس شد علاوه بر اداره‌کنندگان و مشاوران آرشیو، افرادی که دارای صلاحیت ارزشیابی اسناد برای نگهداری دائم بودند نیز به خدمت درآمدند. این افراد با تخصص‌های متفاوت به ارزشیابی اسناد پرداختند و اسناد ارزشمند را در ساختمان آرشیو ملی نگهداری کردند و به امحای اسناد زائد و اسنادی که میان کلیه سازمان‌ها یا چند سازمان مشترک بود پرداختند (1: 16-17؛ 15: 60-61).

آرشیو ملی امریکا گنجینه‌ای برای گردآوری اسناد ارزشمند اولیه دولت امریکاست که دارای مواد آرشیوی بسیاری است. تنها یک آرشیو آن در واشنگتن، دارای بیش از 4 بیلیون سند مکتوب و 7 بیلیون عکس، 118,000 حلقه فیلم سینمایی، و 200,000 نوار صوتی و ویدئویی است. در حال حاضر، آرشیو ملی امریکا شامل 9 کتابخانه ریاست جمهوری، 13 آرشیو منطقه‌ای، و 16 مرکز اسناد است (16).

سازمان‌های آرشیوی در ایران. مهم‌ترین مراکز آرشیوی ایران عبارتند از:

الف. اداره کل آرشیو وزارت امور خارجه. در پی تشکیل کنگره وین در سال 1815 م./ 1232 ق. و وضع اصول و قواعد روابط سیاسی، مرجع مخصوصی به نام "دفترخانه امور غرب" در وزارت امور خارجه وقت تأسیس، و تنظیم روابط خارجی با دول بیگانه به آن سپرده شد و میرزا رضا قلی‌خان نوایی منشی‌الممالک متصدی امور خارجه گردید.

وجود سفرنامه ابوالحسن‌خان شیرازی معروف به ایلچی کبیر و برخی گزارش‌ها و وسایل موجود در آرشیو وزارت امور خارجه بیانگر آن است که از زمان فتحعلی‌شاه و عبدالوهاب نشاط، کار گردآوری اسناد روابط خارجی با نظم و ترتیب بیشتری انجام پذیرفته و در دوره‌های بعد، این نظم رویّه مشخصی یافته است؛ به طوری که از آن زمان تاکنون مجموعاً حدود سی میلیون برگ سند در آرشیو وزارت امور خارجه جمع‌آوری شده است. از اسناد قدیمی نیز حدود 900 حلقه میکروفیلم شامل 1,200,000 سند تهیه شده و از این مجموعه تاکنون 26 عنوان کتاب چاپ و منتشر گردیده است.

حدود 500 جلد کتاب خطی و چاپی نفیس و مجموعه دستنویس شامل اصل مکاتبات، سفرنامه‌ها، سواد مکاتبات، رسایل، و گزارش‌ها در وزارت امور خارجه نگهداری می‌شود که بعضی از آنها منحصر به فرد است. این آرشیو از مجهزترین آرشیوهای کشور است و دارای بخش‌های رایانه و میکروفیلم و دستگاه ضدعفونی و مرمت اسناد است و نیز به دستگاه‌های بازخوان، چاپگر، و پویشگر (اسکنر) مجهز است (4: 47-49؛ 9: 171-172).

ب. خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران. این خبرگزاری نخستین مؤسسه خبری ایران است که در سال 1312 با نام آژانس پارس آغاز به‌کار کرد و از سال 1360 خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران نامیده شد. این سازمان یکی از سازمان‌های تابعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است و دارای 40 دفتر نمایندگی در داخل و 30 دفتر نمایندگی در خارج کشور است. این دفاتر مسئولیت گردآوری، تدوین، و انتشار اخبار و گزارش‌های سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، ورزشی، فرهنگی، علمی، و پژوهشی داخلی و خارجی را برعهده دارند. این مؤسسه دارای آرشیو عکس و آرشیو میکروفیلم و میکروفیش است. بانک اطلاعات خبرگزاری در سال 1362 تأسیس شده است که در حال حاضر بیش از پنج هزار عنوان خلاصه خبر را در رایانه خود ذخیره کرده است (4: 46-47؛ 170:9-171).

ج. مرکز آرشیو و اسناد صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران. این مرکز در محل سازمان صدا و سیما قرار دارد. مرکز آرشیو فیلم، ویدئو، و ویدئو کاست نیز در محل سازمان و در نزدیکی مرکز تولید برنامه‌ها قرار دارد. این مرکز پس از انقلاب اسلامی بر فعالیت خود افزوده است و برای آن ساختمانی مطابق با اصول علمی و رعایت ضوابط ایمنی ساخته شده است. هدف اصلی این مرکز، گردآوری و نگهداری برنامه‌ها و اسناد و مدارکی است که توسط واحدهای تولید سازمان تهیه شده است.

گردآوری مواد آرشیوی از دو طریق تولید داخلی و خرید یا اجاره از شرکت‌های خارج از سازمان فراهم می‌شود. محل آرشیو به دستگاه‌های ایمنی، ضد رطوبت، و ضد نور مجهز است (4: 51-52؛ 9: 174-175).

د. سازمان‌ اسناد ملی‌ ایران‌.. این سازمان تنها سازمان قانونی آرشیوی است که با هدف جمع‌آوری اسناد ارزشمند و حفظ و نگهداری و ارائه آنها به پژوهشگران ایجاد شده است. این سازمان زیر نظر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و ریاست آن برعهده معاون رئیس‌جمهور است. سازمان اسناد ملی از سال 1349 با تصویب مجلس شورای ملی با این وظایف تأسیس گردید: جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی ایران از دستگاه‌های دولتی و اشخاص و خانواده‌هایی که این‌گونه اسناد را در اختیار دارند؛ تمرکز پرونده‌های راکد از طریق اجرای طرح مرکز بایگانی راکد کشور؛ و امحای اوراق زائد.

از سال 1372، پژوهشکده اسناد برای تحقق اهداف پژوهشی سازمان به‌وجود آمده است که دارای سه گروه پژوهشی: تاریخ، اطلاع‌رسانی، و مرمّت است. این پژوهشکده دارای یک شورای عالی مرکب از رئیس و معاونان سازمان و سه نفر از خبرگان کشور است (4: 39-46؛ 9: 163-168).

ه  . مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی. این مرکز که در سال 1365 با توجه به اسناد قابل توجّهی که بنیاد مستضعفان وقت و دیگر نهادهای انقلابی به حکم دادسرای انقلاب اسلامی از منازل مصادره‌ای به دست آورده بودند شکل گرفت و وظیفه آن سازماندهی این اسناد برای بهره‌برداری است. این مؤسسه به سرعت رشد کرد و هم اکنون دارای واحدهای آرشیو، پژوهش، کتابخانه، واحد فنی، رایانه، ارتباطات، انتشارات، و ترجمه است. اسناد موجود در آن بیشتر اسناد شخصی، نامه‌های خصوصی خانوادگی، یادداشت‌ها و نوشته‌ها، و اسناد فرهنگی، نظامی، اقتصادی، حقوقی، و سیاسی است که در منازل رجال پیشین گردآوری شده است. بیشتر این اسناد مربوط به عصر قاجار و دوران پهلوی است که قسمتی از تاریخ معاصر ایران را دربرمی‌گیرد.

سازماندهی اسناد این مرکز بر اساس تقسیم‌بندی موضوعی و نمایه عنوان و چکیده است. این مرکز دارای دو بخش حفاظت و میکروفیش است. خدمات این مرکز با رایانه و بیشتر به واحد پژوهش خود سازمان ارائه می‌شود، ولی سایر علاقه‌مندان نیز می‌توانند از اسناد آن استفاده کنند. از میان بانک‌های اطلاعاتی این مؤسسه، می‌توان از بانک سنگ مزارات؛ بانک شجره رجال قاجار و پهلوی؛ بانک اسناد تاریخ معاصر ایران؛ بانک اسناد چاپی تاریخ معاصر ایران؛ بانک عکس‌های تاریخی چاپی؛ بانک مرقّعات؛ و بانک اَعلام تاریخ معاصر ایران نام برد (4: 50-51؛ 9: 173-174).

و. آرشیو سازمان میراث فرهنگی کشور. این سازمان در سال 1366 با ادغام مراکز اسناد فرهنگی و سازمان‌های قبلی شکل گرفت و هدف آن حفظ آثار و فعالیت‌های فرهنگی بود. منابع موجود در این مرکز به سبب ماهیت کاری سازمان بیشتر مجسمه، لباس، انواع سرامیک، و جز آن است و به همین دلیل، نگهداری آنها با آرشیوهای اسناد مکتوب تفاوت دارد. این سازمان با توجه به نوع مدارک موجود در آن، استانداردهای حفاظتی خاص خود را رعایت می‌کند و پاسخگوی کلیه مراجعان است. این مرکز از متخصصان و کارشناسان تاریخ، حقوق، رایانه، جغرافیا، جامعه‌شناسی، باستان‌شناسی، مردم‌شناسی، هنرهای سنتی ایران، معماری، و اطلاع‌رسانی بهره می‌گیرد (49:4-50؛ 173:9).

قوانین و مقررات آرشیوی. مقررات آرشیوی احتمالاً به قدمت و جهان شمولی خود آرشیو است. در زمان‌های گذشته، نگهداری و استفاده از اسناد طبق مقررات خاصی انجام می‌گرفت. در اروپای قرون وسطی پاپ‌ها و شوراهای آنها مقرراتی را برای آرشیو کلیساها وضع کرده بودند و نقض‌کنندگان این مقررات را تهدید به تکفیر می‌کردند، اما فکر وضع مقرراتی جامع و نظام‌یافته جهت حفظ و استفاده از آرشیو، نخستین بار در فرانسه مطرح شد. در حال حاضر، کشورهای بسیاری (به‌ویژه کشورهای در حال توسعه) فاقد مقررات عمومی آرشیوی هستند و تنها مقرراتی ویژه و در مقیاس محدود دارند.

مآخذ:

 1) 1رشیو ـ اهداف، وظایف و تشکیلات. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، 1369؛ 2) "اداره اسناد دولتی انگلستان". ترجمه شهلا اشرف. در سازمان اسناد ملی ایران، مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل. مجموعه مقالات آرشیوی، ج

 2. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، روابط عمومی و امور بین‌الملل، 1372؛

 3) دوشن، میشل. "آرشیو فرانسه". ترجمه مجتبی ترکاشوند. در سازمان اسناد ملی ایران. مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل. مجموعه مقالات آرشیوی، ج 1. تهران: سازمان اسناد ملی ایران، روابط عمومی و امور بین‌الملل، 1371؛

 4) دیانی، محمدحسین. مقدمه‌ای بر آرشیو. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، 1377؛

5) رحمان، عفیفه. "ارتباط بین کتابخانه و آرشیو". ترجمه حسین میری گرجی. اطلاع‌رسانی. دوره دهم، 1 (بهار 1372): 5-7؛

 6) روش‌های پژوهش در تاریخ، ج .3 زیر نظر شارل ساماران و... [دیگران[. ترجمه ابوالقاسم بیگناه و... ]دیگران[. مشهد: آستان قدس رضوی، معاونت فرهنگی، 1371؛

 7) سلطانی، پوری؛ راستین، فروردین. اصطلاحنامه کتابداری. ذیل "آرشیو"؛

 8) عمید، حسن. فرهنگ فارسی عمید. ج 1، ذیل "آرشیویست"؛

 9) فدایی عراقی، غلامرضا. مقدمه‌ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاه‌ها (سمت)، 1377؛

 10) قائم مقامی، جهانگیر. مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی. تهران: انجمن آثار ملی، 1350؛

 11) مشیری، مهشید. فرهنگ فارسی (الفبایی ـ قیاسی)، ج 1، ذیل "آرشیو"؛

 12) معین، محمد. فرهنگ فارسی، ج 1، ذیل "آرشیو" و "آرشیویست"؛

13) Burke, Frank G. "Archives: Nature, Goals, Principles" . World Encyclopedia of Library and Information Services. PP. 55-57;

14)  Idem. "Organization and Description". Ibid. PP. 63-68;

15) Fishb Bein, Meyer H. "Records Management and Records Appraisal". Ibid. PP. 60-63;

 16) "History: U.S. National Archives Exhibits". 2000 [on-line]. Avaliable: http:// www. infoset.com;

 17) Pasner, Ernest. "Archives". The Encyclopedia Americana. Vol. 2, P.186.

[1] . Archeion

[2] . Layard

[3] . Samshi - Adad

[4] . Delphes

[5] . Saturne

[6] . Aphrodito

[7] . Edfou

[8] . Ravenne

[9] . Scrinium

[10] . Latran

[11] . MÅrovingiens

[12] . Theodore Godefroy

[13] . Pierre Dupuy

[14] . Colbert

[15] . Muratori

[16] . Ctesias

[17] . M.E. Masson

[18] . Chancery Lane

 

منبع : http://www.tebyan.net


.: Weblog Themes By Pichak :.





تمامی حقوق این وبلاگ محفوظ است | طراحی : پیچک
فال حافظقالب وبلاگقالب وبلاگگالری عکسفاگالری عکس آلامتو