فال

قالب وبلاگ

قالب وبلاگ

اس ام اس عاشقانه

مدیریت وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی (2) - نمایه


نمایه
 
پيوند ها

محل درج آگهی و تبلیغات
 
نوشته شده در تاريخ شنبه ٢٤ امرداد ۱۳۸۸ توسط نمایه

برنامه ریزی استراتژیک

رویکردی برای  مدیریت وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی

بخش دوم و پایانی

نویسنده : لیلا دهقانی

دانشجوی کارشناسی ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شیراز

 

معماری اطلاعات

معماری اطلاعات شامل روشهای سازماندهی اطلاعات درسایت می باشد به نحوی که بتوان با بهترین روش به ارائه خدمات و پاسخگویی به نیازهای کاربران پرداخت . دو سطح کلی برای معماری اطلاعات در محیط وب وجود دارد :

1)     سازماندهی اطلاعات در سایت به طور کلی .

2)      سازماندهی اطلاعات در هر صفحه خاص از وب سایت .

معماری اطلاعات این دو سطح را با هم تر کیب می کند و ساختار سایت را به وجود می آورد و به سازماندهی اطلاعات می پردازد .

    ساختار کلی وب سایت و یا هر صفحه از وب سایت کتابخانه می تواند بر اساس  هر یک از ساختارهای زیر و یا ترکیبی از آنها به وجود آید :

-   ساختار خطی

-   ساختار درختی یا سلسله مراتبی ( از کل به جزء )

-   ساختار منطقی

-   ساختار جغرافیایی

-   ساختار تاریخی ( جدید به قدیم یا قدیم به جدید )

-   نظم موضوعی

-   نظم الفبایی

-   نظم ترتیبی اعداد ( از کم به زیاد یا از زیاد به کم )

-   توالی رده بندی دیویی و یا سایر رده بندی ها ( کلاید ،2000 ،103)

مهممرین ویژگی در انتخاب هر یک از این ساختارها ، کارا بودن و راحتی کار با آن ساختار برای کاربران کتابخانه یا مرکز اطلاع رسانی است . البته خط مشی وب سایت نیز در انتخاب ساختار و معماری اطلاعات سایت عاملی مهم و مؤثر است . توجه کنید که هر صفحه فرعی[22] حداکثر سه سطح پایین تر از صفحه خانگی قرار گیرد ؛ قرار گرفتن صفحات در بیش از سه لایه سبب می شود که بعضی صفحات سایت از دید کاربران دور بماند ( ریان ،2003 ،212) . ضمن انتخاب هر یک از این ساختارها ، برای راهنمایی و هدایت بیشتر کاربران صفحه ای تحت عنوان “ راهنمایی ”[23] برای کاربران در نظر بگیرید و اطلاعات نسبتاً مختصری در مورد نحوه طراحی و ساختار سایت ارائه کنید . البته وجود علائم راهنما ، فهرست مندرجات سایت ، درخت موضوعی[24] ، نقشه سایت و تور مجازی[25] نیز در  آشنایی و هدایت کاربران مؤثر و مفید خواهد بود .

 
محتوا
     عناصر تشکیل دهنده محتوای وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با توجه به نوع کتابخانه ، نیازهای متفاوت کاربران انواع کتابخانه ها ، خط مشی و اهدافی که طی فرآیند برنامه ریزی برای وب سایت در نظر گرفته شده ، مشخص می شود . 

گرچه هیچ سایتی نمی تواند تمام نیازهای کاربران بالقوه خود را برآورده سازد ،  اما توجه به نیازهای اساسی کاربران ضرورت دارد و مدیر سایت همچنین باید به مسأله حق مؤلف در محیط   چاپی و الکترونیکی توجه نماید ( هیل و فیشر،2001 ، 29) .

به هرحال ،  عناصری که در اغلب وب سایت کتابخانه ها قرار داده می شوند ، از این قرارند :

   -     اطلاعات کلی کتابخانه شامل : عنوان و نشانی کتابخانه ، تاریخچه کتابخانه و اهداف و برنامه های  جاری و آتی کتابخانه ، ساعات کار کتابخانه ، شرایط عضویت ، مدت زمان امانت منابع ، پوشش موضوعی و محتوایی کتابخانه ، تصاویر و نقشه کتابخانه به همراه فهرست کامل از بخش های مختلف کتابخانه و پیش بینی صفحه راهنمای کاربران و یک تور مجازی ، شماره تلفن های تماس با کتابخانه و آدرس پست الکترونیک کتابخانه[26] و نیز خبرنامه داخلی کتابخانه .

   -    ارائه اطلاعات مربوط به کتابداران و سایر کارکنان کتابخانه و ذکر شماره تلفن و آدرس پست الکترونیک هریک از آنها .

   -     پیامی از مدیر سایت با این محتوا که “ کتابداران ماهر همواره آماده راهنمایی شما در دنیای گسترده اطلاعات هستند .” و آدرس پست الکترونیک وی به منظور ارتباط با کاربران .

    -      فهرست کامپیوتری کتابخانه (OPAC ( [27]و آموزش چگونگی از آن .

    -      پاسخ به پرسش های متداول و معمولی که به اختصار  FAQ [28] نامیده می شوند ( منصوریان ،وب ،1380 ،24 -25) .

    -      میز مرجع مجازی[29].

    -     برقراری فراپیوند با سایر منابع اینترنتی از جمله موتورهای جستجوی عمومی ، دایرکتوری های اختصاصی و… و نیز وب سایت سایر کتابخانه ها و پایگاه های اطلاعاتی ( هیل و فیشر،2001 ،29) .

   -     صفحه آموزش ویژه کاربرانی که برای نخستین بار از اینتر نت استفاده می کنند و آموزش چگونگی جستجو در اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی .

    -نشانی اینترنتی ( URL )[30] کتابخانه  و تاریخ ویرایش هر صفحه وب سایت ( منصوریان ، وب1380 ،24-25) .

 
فراپیوندها
     اغلب کتابخانه ها بوسیله برقراری فراپیوندها با سایر منابع اینترنتی خارج از سازمان خود ( سایر کتابخانه ها ، موتورهای جستجو ، راهنماها و پایگاه های اطلاعاتی ) به توسعه و گسترش مجموعه و نیز ایجاد مجموعه های مجازی[31] می پردازند . این گونه اقدامات برای غنی سازی و توسعه محتوای وب سایت کتابخانه ها توصیه می شود . مدیر سایت باید این سایت های مفید را شناسایی و انتخاب کند و به نگهداری و ارزیابی آنها بپردازد ؛ البته کتابخانه ها در مقابل محتوای این سایت ها هیچ مسؤولیتی ندارند ولی باید متناسب با خط مشی مجموعه سازی کتابخانه ، این سایت ها و مجموعه های مجازی را تهیه نمایند ( ریان ، 2003 ،214 ) . بدین ترتیب سایت کتابخانه می تواند با برقراری فرا پیوندها با سایر منابع اینترنتی ،کاربران را به سمت تأمین نیازهایشان هدایت کند . هم اکنون با گسترش انواع پایگاه های اطلاعاتی از جمله : نمایه نامه ها ،چکیده نامه ها ، دایره المعارف ها و  واژه نامه های الکترونیکی و نیز ژورنال ها ی الکترونیکی تمام متن و کتابهای الکترونیکی ؛ اغلب کتابخانه های دانشگاهی و تحقیقاتی از طریق برقرارکردن فراپیوند با سایت ناشر یا کارگزار و پرداخت هزینه اشتراک از این منابع بهره می برند .  توجه داشته باشید عناوینی که برای هر فراپیوند در نظر گرفته می شود باید گویای منظور و محتوای سایت مورد نظر باشد . از جملات کوتاه یا واژه هایی که افراد را به برقراری ارتباط با این سایت ها ترغیب می کند ، استفاده نمایید . فراپیوندها را می توانید به صورت موضوعی یا الفبایی یا بر اساس انواع سایت ها تنظیم کنید ( منصوریان ، پیام کتابخانه : 1380 ، 14) . 

 
نگهداری و روزآمدی

     برای داشتن یک وب سایت کارا و موفق ، توجه به نگهداری و روزآمدکردن محتویات سایت لازم و ضروری است . خط مشی نگهداری و روزآمدی سایت از طریق فرآیند برنامه ریزی استراتژیک مشخص می شود . نگهداری سایت کتابخانه ها یک کار مشکل و وقت گیر است ، زیرا روزانه 10درصذ اطلاعات سایت تغییر می یابد و کهنه می شود و  از وظایف مدیر سایت است که این تغیرات را شناسایی کند و به اصلاح و روزآمدی آنها بپردازد . 90 درصد دیگر نیز باید هر شش ماه یک بار  مورد تجدید نظر قرار گیرد و روزآمد شود ( کلین ،2003 ، 28) .  فراپیوندها نیز باید به طور ماهیانه مورد ارزیابی قرار گیرند ( ریان2003 ،214) ؛ زیرا بنا به دلایل متعدد آدرس سایت ها تغییر می کند . بعضی از مدیران وب سایت ها از بسته های نرم افزاری کنترل کننده خودکار فراپیوندها [32] استفاده می کنند تا پیوندهای شکسته[33] و یا مرده [34]را شناسایی کنند . این نرم افزارها به صورت کاملاً خوکار  بوده و به حضور نیروی انسانی برای انجام کار نیاز ندارند . ( جکسو ، 59 : 2000 ) .

اما برای کنترل تناسب محتوای فراپیوندها با اهداف سایت ، مدیر سایت باید خود به بررسی  بپردازد . پس مدیر سایت باید :

 -  فراپیوندها را به طور منظم بررسی کند .

 -  فراپیوندهای جدید را اضافه نماید .

 - مانند وجین کردن کتابها ، به وجین کردن فراپیوندها بپردازد ( مینکل ،1999 ،27) .

مدیر سایت همچنین باید به نگهداری و روزآمدی نرم افزارها و سخت افزارهایی که وب سایت کتابخانه را حمایت می کنند توجه نماید و نکات ایمنی  را برای جلوگیری از فعالیت های مخرب هکرها رعایت نماید ( ادوین ،2003 ،279) . 

 
ارزیابی
     مدیر سایت باید به ارزیابی میزان موفقیت سایت در دستیابی به اهداف مورد نظر بپردازد .برای ارزیابی سایت کتابخانه می توان از روشهای مختلف بهره گرفت :

   -     استفاده از دانش پایه ، مطالعات وبرسی های انجام شده در این زمینه که توسط افراد متخصص خود سازمان  و یا خارج از سازمان انجام شده است ( کلاید ،2000  ،106) .

   -انجام جستجوهای پیش فرض توسط کتابدار و بررسی نتایج حاصل .

   -     مصاحبه با کاربران سایت ، به صورت حضوری و یا از طریق قرار دادن فرم های نظرسنجی در سایت کتابخانه . البته می توان از برنامه ریزی استراتژیک به عنوان راهنمایی در تهیه سؤوالات مناسب و تجزیه و تحلیل آنها و میزان دستیابی به اهداف استفاده کرد ( ریان ،2003 ،215)  .

   -     آدرس پست الکترونیک مدیر سایت در سایت کتابخانه گذاشته شود و از کاربران خواسته شود که  نظرات و پیشنهادات خود را ارسال نمایند ( منصوریان ،وب ،1380 ، 27) .

   -     استفاده از آمارهای بسته های نرم افزاری که ورود و خروج کاربران رابه سایت کتابخانه کنترل می کنند[35] ؛  بعضی از این نرم افزار ها مدت زمان استفاده کاربر و بعضی حتی میزان استفاده از منابع کتابخانه و یا سایت هایی که از  طریق فراپیوندها با سایت کتابخانه در ارتباط هستند را نیز مشخص می کند . البته این نرم افزارها نیز دارای محدودیتهایی هستند ، از جمله اینکه آنها نمی توانند رکورد بعضی از صفحات را ثبت کنند و یا اینکه عمل کلید هایی که صفحات را به جلو[36] یا عقب[37] می برند را نیز به عنوان رکورد جدید ثبت می کنند و این مسائل سبب می شود که صحت آمارهایی که ارائه می دهند ، کاهش یابد (Library Technology Report ، 2002 ،  2) .

مدیر سایت باید :

       محتوای وب سایت کتابخانه را برساس نیازهای کاربران مورد ارزیابی قرار دهد .

       میزان روزآمدی محتوای کتابخانه رابسنجد .  

       میزان استفاده از وب سایت رابسنجد .

      وب سایت کتابخانه را بر اساس میزان استفاده از فناوری های جدید در تکنولوژی اطلاعات به طور کلی و منابع اینترنتی به طور خاص ، ارزیابی نماید .

       رتبه سایت کتابخانه را در لیست نتایج موتورهای جستجو بررسی نماید ( کلاید ، 2000  ،105 ) .

     به هرحال ، هر روشی که مدیر وب سایت برای ارزیابی وب سایت کتابخانه به کار می برد ، باید وی را قادر سازد که  میزان دستیابی به اهداف اصلی سایت کتابخانه راتعیین نماید و به ارائه راه کارهایی برای توسه آینده سایت و نیز چرخه جدیدی برای فرآیند برنامه ریزی استراتژیک بپردازد .

 
 نتیجه گیری

     وب سایت هر کتابخانه یا مرکز اطلاع رسانی ، فصلی جدید  در ارائه خدمات نوین و تحولی گسترده در نوع روابط کتابخانه با کاربران خود و نیز با سایر کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی محسوب می شود و مدیریت وب سایت کتابخانه که موقعیت جدیدی برای کتابداران به شمار می آید ، به خوبی از طریق برنامه ریزی استراتژیک قابل انجام است ؛ زیرا مدیریت وب سایت نیاز به سرمایه گذاری وسیع در هزینه ، زمان و نیروی انسانی دارد و برنامه ریزی استراتژیک کمک می کند تا این سرمایه گذاری ها به سود کتابخانه یا مرکز اطلاع رسانی تمام شود . پس دنبال کردن گام به گام مراحل فرآیند برنامه ریزی  ، اندازه گیری میزان دستیابی به اهداف برنامه و توجه به بازخورد آن عملی پیوسته در فرآیند برنامه ریزی است که باید مورد توجه قرار گیرد . مدیر سایت می تواند با کسب مهارتهای لازم و دانش تخصصی ، شناخت کاربران و نیازهای اطلاعاتی آنها و تهیه خط مشی جامع برای وب سایت و اجرای آن ؛ کتابخانه یا مرکز اطلاع رسانی را در دستیابی به اهدافش  یاری نماید .  


 
 
 یادداشتها:

[1] Web site
[2]
 ( Political , Economic , Sociological  and Technological ) Factors
[3] Strenghts , Weaknesses , opportunities , Threats
[4] mission
[5] purpose
[6] objectives
[7] information architecture
[8] hyperlink
[9] webmaster
[10] web team members
[11] Technical webmaster
[12] content webmaster
[13] The Coolest Job
[14] hypertext markup language
[15] Software packages
[16] browsers
[17] server
[18] home page
 
[19] user friendly
[20] metadata
[21] directory
[22] Sub-page
[23] Help
[24] Subject Trees
[25] virtual tour
[26] E-mail
 
[27] Online Public Access Catalogue
[28] Frequently Asked Question
[29] virtual reference desk
[30] Uniform Resource Locator
[31] virtual collection
[32] link checking software
[33] broken links
[34] dead links
[35] server log
[36] forward
[37] back


منابع و مآخذ :

1.   پیرس ، جان ؛ رابیتسون ، ریچارد .“ برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک .”

ترجمه سهراب خلیلی شورینی . تهران ، یادواره کتاب : 1377 .

2.    کورال ، شیلا . “ برنامه ریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانه ای و اطلاعاتی . ” ترجمه مجید امیدوار . تهران : مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران ، 1380.

3.    منصوریان ، یزدان . “ رهنمودهایی در طراحی وب سایت کتابخانه های عمومی .”  وب . 19. دی ماه 1380 : 24-27 .

4.    منصوریان ، یزدان . “ ویژگی های سایت کتابخانه ها در اینترنت . ”  پیام کتابخانه . 10 (4 )  زمستان 1380 : 10-16 .


 
5.
  Clay , Edwin S. “content management and library web site .” Public library . 42( 5 ) . Sep/Oct 2003 . 278-279
6.
 Clyde , Laurel A . “ A Strategic Planning Approach to Web Site Management 
Tht Electronic Library .18 ( 2 ) : 97-108
7.
 Hill , Ann ; Fisher , Julieta Dias . “ The  ABCs of Web Page Design . ” 
Library Talk ..14 ( 5) . Nov / Dec2001 : 28-29
8.Jacso , peter . “ Developing and Maintaining Your Web Pages .” Computers in Libraries . 20 ( 9) . Oct2000 : 58-61
9. Klein , Leo Robert
  . “ Mixing up Web Site 
management . “ library Journal .128 ( 7 ) . Spring 2003 : 28-29
10.
 
“ Library Web Site Analysis .” Library Technology Report . May/June2002 : 22-35
11. Minkel , Walter
 
. “ Keeping up Appearances .“ School library Journal . 45 ( 12 ).Dec99 : 27
12.
 
Minkel , Walter . “ Remaking Your Web Site in Seven Easy Step .“ School library Journal . 48 ( 5 ) . May2002 : 46-50
13.
 
Ryan , Susan M . “ Library Web Site Administration : A Strategic Planning Model for the Smaller Academic library . “ Journal Academic Librarianship . 29 ( 4 ) . Jul2003 . 207-218
14.
 Saunders-McMaster 
, laverna . “The Coolest Job in the Library . “Computers in libraries . 17 ( 2 ) . Feb97 : 37
15.Stueart , Robert D. “ Library and Information Center management .”fifth edition . Endewood , Colorado : Libraries Unlimited ;INC ,1998 .

 

 

 


.: Weblog Themes By Pichak :.





تمامی حقوق این وبلاگ محفوظ است | طراحی : پیچک
فال حافظقالب وبلاگقالب وبلاگگالری عکسفاگالری عکس آلامتو