فال

قالب وبلاگ

قالب وبلاگ

اس ام اس عاشقانه

مدیریت وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی (1) - نمایه


نمایه
 
پيوند ها

محل درج آگهی و تبلیغات
 
نوشته شده در تاريخ یکشنبه ۱۸ امرداد ۱۳۸۸ توسط نمایه

برنامه ریزی استراتژیک

رویکردی برای  مدیریت وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی

بخش نخست

نویسنده :لیلا دهقانی

دانشجوی کارشناسی ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شیراز

مقدمه
     در جهان امروز و در عصر تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات ، باید بپذیریم که هر سازمان و مؤسسه ای نیاز به وب سایت[1] دارد . کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی نیز از این قاعده مستثنی نیستند . اغلب کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی از اواسط دهه 90 به ایجاد وب سایت و ارائه خدمات از این طریق پرداخته اند ( ریان ،2003 ،207 ) . وب سایت هر کتابخانه از یک سو پنجره ای به آن کتابخانه و از سوی دیگر ، راهنمای کاربران در اینترنت می باشد . در واقع کتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گیری از امکانات اینترنت ، می توانند از این طریق به معرفی خود و ارائه خدمات بپردازند . 

   اما ایجاد وب سایت برای کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ، نیاز به سرمایه گذاری گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نیروی انسانی دارد  . کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی چالش های ایجاد و مدیریت وب سایت را پذیرفته اند و از برنامه ریزی استراتژیک به عنوان ابزاری سودمند برای مدیریت وب سایت کتابخانه ها بهره می برند .

 
 فرآیند برنامه ریزی استراتژیک

      طبق نظر پیتر دروکر‌ “ برنامه ریزی استراتژیک ، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیک و ریسک پذیر و با حداکثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است که به طور سیستماتیک تلاشها و کوشش هایی را که برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می کند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیک و سازمان دهی شده اندازه گیری می کند . ” ( استوارت ،1998، 41) برنامه ریزی استراتژیک ، فرآیندی است که در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند . البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند  . مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیک حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح کلی تری در نظر گرفته می شود  اما باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد ( کورال ،1380،6-7) . همچنین برنامه ریزی استراتژیک  به عنوان یک اقدام مدیریتی برای تعیین محیط وب سایت کتابخانه و سمت و سوی آن و پاسخ به چالشهای سازمانی ، تعریف می شود . برنامه ریزی استراتژیک یک ساختار مفید برای ایجاد وب سایت و توسعه آن در آینده و نیز مکانیزمی برای نگهداری و روز آمدی وب سایت به وجود می آورد . فرآیند برنامه ریزی که به طور یقین در همه بخشهای کتابخانه در جریان است ،  قابل انتقال به وب سایت کتابخانه  نیز می باشد ( ریان ،2003 ،209)  .

    گام نخست در انجام بر نامه ریزی استراتژیک ، تعریف و ایجاد کمیته یا تیم برنامه ریزی است که مسؤولیت برنامه ریزی را عهده دار خواهد بود و با دیگر گروه های کاری در زمان مناسب در فرآیند برنامه ریزی تعامل خواهد داشت . با توجه به اینکه فرآیند برنامه ریزی استراتژیک در تعامل با محیط داخلی و خارجی کتابخانه است ، شناخت محیط ، جنبه اساسی فرآیند برنامه ریزی است (استوارت ،1998 ،47) . محیط خارجی ، همه شرایط و عواملی را که بر گزینه های استراتژیک اثر دارند را شامل می شود .

چارچوب مفید برای تحلیل محیط خارجی این است که موضوعات و تأثیرات در قالب عناوین سیاسی ، اقتصادی ، جامعه شناختی و فناوری در نظر گرفته شود . این عمل به تحلیل پستPEST [2] مشهور است . برای تحلیل محیط داخلی ، شرایط کتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهدیدها ( SWOT )[3] باید مورد ارزیابی قرار گیرد . بیشتر این اطلاعات از طریق مستندات برنامه ریزی ها و گزارشات قابل دستیابی است ( کورال ،1380 ،201-203 ) . تصویر محیط خارجی و محیط خودتحلیل داخلی در کنار هم به صورت یک فرآیندجمع می شوند تا استراتژی ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشی ها و روشها تبدیل کنند و به تمرکز برنامه ریزی بر اساس رسالت سازمان کمک کنند ( استوارت  ،1998، 50) .

مدیر سایت کتابخانه باید ابتدا به بررسی سؤالات برنامه ریزی استراتژیک بپردازد :

-    رسالت[4] سایت چیست ؟

-    مقصود[5] سایت چیست ؟

-    اهداف [6] سایت چیست ؟

پاسخ به این سؤوالات ، به شناسایی کاربران بالقوه و نیازهای اطلاعاتی آنها می انجامد و این شناخت از ضروریات و مقدمات اساسی قبل از هر تصمیم گیری است . در مرحله بعد ، مدیر سایت باید بیانیه رسالت را که یک بیانیه عمومی و پایه ای برای گسترش اهداف سایت است ، را تنظیم نماید و همواره به رسالت کتابخانه ، که سازماندهی ، دسترس پذیری و اشاعه اطلاعات مورد نیاز کاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زیرا رسالت سایت باید مطابق با رسالت کلی کتابخانه باشد . بیانیه رسالت باید به قدر کافی کلی ، مشخص ، عملی و انعطاف پذیر باشد ( کورال ،1380 ، 40) . 

به طور مشخص بیانیه رسالت ، بیانیه ای از نگرش ، چشم انداز و جهت گیری سازمان است نه مقصد های تفضیلی و قابل اندازه گیری . در واقع ارزش اصلی بیانیه رسالت ، مشخص کردن مقاصد نهایی است . ( پیرس و رابینسون ،1377 ،70 و 100) . اگر بیانیه رسالت به درستی تدوین شود ، مبنایی برای برنامه ریزی پایدار خواهد بود . بعد از آنکه که رسالت سایت معین و تدوین شد ؛ باید مقصود سایت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سایت باید به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سایت تعیین شود و هر یک از اهداف با مراحل کاری که آن را پشتیبانی می کند ، بیان شود . بعد از آنکه مراحل کاری هر یک از اهداف مشخص شد ، بایستی که مسؤولیت ها ، بودجه ، زمان بندی ، معیارهای ازریابی هر یک نیز مشخص شود . در واقع اگر فرآیند برنامه ریزی استراتژیک از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مدیران این فرصت را به دست می آورند که مهارتهای لازم ، نیروی انسانی ، منابع مالی ، زمان ، وسایل و تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری را که در هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی برای ایجاد و مدیریت وب سایت نیاز است را به طور کامل شناسایی کنند . برنامه ریزی گام به گام سبب می شود که اهداف سایت تضمین و اجرا شود ( ریان 2003 ، 209) .

در مرحله بعد باید به توسعه استراتژی ها و برنامه های عملی پرداخت که این امر خود مستلزم تعریف وتعیین منابع مالی و توسعه خط مشی ها و راه وروش ها در راستای اهداف سایت است . در واقع استراتژی ها به عنوان اقدامات اصلی یا الگوهای اقدامات برای تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت  تعریف می شوند و قدم های عملی تحقق رسالت سایت رامشخص می کنند و باید برنامه زمانی ، مسؤولیت ها و شاخص های عملکرد را در بر داشته باشند . در مرحله بعد ، استراتژی های انتخاب شده به برنامه های عملیاتی مشخص تر تبدیل می شوند  . به منظور ارزیابی عملکرد مربوط به هدف ها و بازبینی و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتایج و شرایط متغیر ، ضروری است که پیشرفت کار به صورت منظم مورد نظارت قرار گیرد . فرآیند نظارت در تمام سطوح مهم است و باید روشهای کنترل و نظارت نیز مشخص شود . خود برنامه ریزی استراتژیک نیز نیاز به بازبینی دارد ( کورال ، 1380 ، 57و59و68و74) .

در ادامه به بررسی خط مشی وب سایت کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می پردازیم :

 
  خط مشی وب سایت

     طی فرآیند برنامه ریزی استراتژیک ،  خط مشی وب سایت مشخص می شود . در واقع هدف اصلی از تهیه و اجرای فرآیند  برنامه ریزی  استراتژیک نیز همین است  که بتوان یک خط مشی جامع ، کارا و مؤثر به وجود آورد ( ریان ، 2003 ، 210) . خط مشی ها ، رهنمودهایی هستند که برای راهنمایی ، تفکر ، تصمیم و اقدامات مدیران و فرودستان آنها در اجرای استراتژی سازمان تدوین می شوند . خط مشی ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل های استاندارد عملیاتی ” و ابزاری مؤثر برای انتقال تصمیمات به سطوح پایین تر در سازمان هستند ( پیرس و رابینسون ، 1377 ، 52) . یک تعریف خوب برای خط مشی می توانند به این شرح باشد : یک راهنمای شفاهی ، مکتوب یا ضمنی که مرزها و مسیر کلی عملکرد مدیریتی را تعیین می کند ( استوارت ، 1998 ،69    ) . در واقع برای اجرای استراتژی ها ، خط مشی ها تدوین می شوند . یک خط مشی جامع وب سایت ، چارچوبی از موارد زیر را شامل می شود :

   اداره وب سایت

   طراحی

   معماری اطلاعات[7]

   محتوا

   فراپیوندها[8]

   نگهداری و روزآمدی

   ارزیابی ( ریان ،2003 ،210)

 
اداره وب سایت

    گرچه اغلب کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی یک ساختار اداری ثابت برای وب سایت خود تدوین می کنند ؛ ولی در  فرآیند برنامه ریزی موفق ، ساختار اداری حاصل به بهترین تناسب و سازگاری بین رسالت و اهداف سایت منتهی می شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهای ادارای بی حد و پایان است . تیم اداره کننده سایت می تواند به صورت متمرکز  یا غیرمتمرکز ، مستقل یا دارای سلسله مراتب فعالیت کند .گرچه ممکن است کتابخانه های کوچک تنها از وجود یک مدیر سایت[9] بهره برند ، اما معمولاً در کتابخانه های بزرگ مسؤولیت ها بین افراد تقسیم می شود وتیم وب سایت کتابخانه[10] تشکیل می شود و یک فرد متخصص نیز مسؤولیت هدایت و رهبری تیم را برعهده می گیرد ( ریان ،2003 ،210) .

البته در بعضی از کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی دو نفر برای مدیریت سایت کتابخانه انتخاب می شود ؛ یک نفر مدیر فنی سایت[11] ، که مسؤولیت اداره و نگهداری سیستم را برعهده می گیرد و دیگری مدیر محتوایی سایت[12] ، که مسؤول ایجاد وب سایت و روزآمدی اطلاعات آن خواهد بود .

     ساندرز مک مستر در سال 1997 برای توصیف موقعیت مدیر سایت ، عبارت “ بهترین شغل در کتابخانه ”[13] را به کار برده است . به گفته وی ، مدیر وب سایت که دارای زمینه هایی در تکنولوژی اطلاعات ، سیستم ها ، مرجع و منابع الکترونیکی است ؛ به مهارت هایی دیگر از جمله : دانش زبان علامت گذاری شده فرامتنی (  HTML)[14] ، آشنایی با بسته های نرم افزاری[15] طراحی صفحات وب ، آشنایی با مرورگرهای[16] مختلف اینترنت ، طراحی گرافیکی ، مهارت در نگارش ، ویرایش و ترجمه ، اجرای استانداردها ، جستجو و بازیابی و ارزیابی اطلاعات ، مدیریت و نگهداری سرویس دهنده[17] وب سایت و نیز به تجربه  و مهارت در تعیین خط مشی های وب سایت کتابخانه نیز نیاز دارد ( مک مستر ،1997 ، 37) .  اما بدون توجه به ساختار اداری انتخاب شده ، مدیر سایت  باید مطمئن شود که اعضاء تیم سایت کتابخانه یا مرکز اطلاع رسانی ، موافق برنامه ریزی استراتژیک هستند و  باید نقاط بحرانی در سازمان را به خوبی بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اینکه به مدت زمان لازم برای آموزش کارکنان و افزایش سطح دانش تخصصی آنها توجه نماید .

 
طراحی
     اولین قدم در ایجاد و نگهداری یک وب سایت عالی ، طراحی عالی است . پس  نکات زیر را برای   طراحی صفحات وب سایت کتابخانه در نظر بگیرید :

   -     یک استاندارد برای طراحی صفحات سایت در نظر بگیرید ؛ به طوری که همه صفحات از یک طرح و سبک ثابت پیروی کنند و هر صفحه به عنوان بخشی از سایت کتابخانه ، به راحتی قابل شناسایی باشد و هر صفحه دارای نام و آرم کتابخانه در اندازه کوچک باشد .

-                خود را به جای کاربران سایت قرار دهید و آنچه را که اغلب کاربران می خواهند از طریق سایت کتابخانه به دست آورند را فراهم کنید .

   -     همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگی[18] کتابخانه قراردهید و توسط فراپیوندها کاربران را به اطلاعات مفصل در سایر صفحات سایت هدایت نمایید و سعی کنید که صفحه خانگی سایت درست در یک صفحه ویندوز قرار بگیرد ؛ زیرا بزرگتر بودن آن ممکن است باعث شود که بعضی از اطلاعات در اولین برخورد از نظر کاربران دور بماند . تحقیقات نشان داده که کاربران اینترنت حداکثر 90 ثانیه برای مشاهده یک صفحه وقت می گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمی کنند و می خواهند اطلاعات مورد نیازشان را به سرعت و در کمترین زمان به دست آورند.

-    در همه صفحات سایت ، علائم راهنما  را در بالا یا سمت چپ صفحه قرار دهید و فهرست مندرجات کل سایت را در همه صفحات قرار دهید . به این ترتیب امکان ارتباط سریع بین صفحات به وجود می آید و کاربران به آسانی می توانند در سرتاسر سایت حرکت کنند .

   -     از به کار بردن تصاویر متحرک ، غیرضروری و بزرگ در طراحی صفحات خودداری کنید ؛ زیرا این تصاویر کاربران را گیج می کند . در مقابل از تصاویر دیجیتالی کوچک ( حد اکثر 35 کیلوبایت ) استفاده کنید .

   -     صفحات سایت را بیشتر شبیه صفحات کتاب طراحی کنید تا به آسانی قابل خواندن باشد و از قرار دادن اطلاعات زیادی در یک صفحه خودداری کنید . صفحات را با زمینه سفید و حروف سیاه یا با رنگهای مغایر با هم طراحی کنید . به اندازه متناسب حروف نیز توجه کنید .

   -     اگر می خواهید کاربران به طور مداوم به وب سایت کتابخانه شما مراجعه کنند ، به  انجام اصلاحات و تغییرات بپردازید . البته تغییرات ساختاری را حداکثر یک بار در ماه انجام دید .

-    وب سایت کتابخانه را مورد علاقه کاربران ، ساده و با زبان کاربر پسند[19] طراحی کنید و چیزهایی در صفحه خانگی سایت قرار دهید که درسایر سایت ها نتوان آنها را یافت ( مینکل ،   2002 ، 46-48 ).

   -     از فراداده ها[20] برای تبلیغ و عرضه وب سایت در اینترنت بهره بگیرید . فراداده ها ،داده هایی هستند که داده های دیگر را توصیف می کنند وتوسط مؤلف یا نمایه ساز سایت تهیه می شوند . بعضی وب سایت ها از بسته های نرم افزاری که به طور خودکار تعدادی فراداده را در هر صفحه وب سایت ایجاد می کنند ، بهره می برند . فراداده ها توسط موتورهای جستجو و راهنماها[21] و سایر وسایل نمایه ساز اینترنت قابل بازیابی هستند . قرار گرفتن وب سایت کتابخانه در فهرست نتایج موتورهای جستجو و راهنماها ، اولین اقدام برای دسترس پذیر ساختن وب سایت کتابخانه برای کاربران بالقوه است .

   -     در پایان صفحات آماده شده را روی یک سرویس دهنده وب نصب کنید و هر یک از صفحات را قبل از آنکه از طریق سرویس دهنده در دسترس کاربران قرار دهید ، به وسیله مرورگرهای مختلف و ویرایش های مختلف هر مرورگر از جمله  Internet Explorer ، Netscape ،  Prodigy  ، … و نیز توسط کامپیوترها و صفحه نمایش های مختلف بررسی کنید و مطمئن شوید که با نرم افزارها و سخت افزارهای مختلف ، طرح وب سایت کتابخانه کارایی خود را حفظ می کند ( کلاید ، 2000 ،103 و100)  .


.: Weblog Themes By Pichak :.





تمامی حقوق این وبلاگ محفوظ است | طراحی : پیچک
فال حافظقالب وبلاگقالب وبلاگگالری عکسفاگالری عکس آلامتو